E-Rechnung fehlerhaft – was tun? Die 7 häufigsten Fehler und wie Sie reagieren

Seit 2025 landen immer mehr XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen im Postfach – und nicht alle sind korrekt. Viele Betriebe berichten von Problemen beim Empfang. Hier erfahren Sie, welche Fehler am häufigsten vorkommen, wann sie Ihren Vorsteuerabzug gefährden und wie Sie in fünf Minuten richtig reagieren.

Warum fehlerhafte E-Rechnungen ein Problem sind

Den Vorsteuerabzug dürfen Sie nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung ziehen. Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt: Eine einfache PDF-Rechnung genügt in Pflichtfällen nicht mehr, und auch bei echten E-Rechnungen müssen Format und umsatzsteuerliche Pflichtangaben stimmen. Laut Bundesfinanzministerium sind dabei vor allem Fehler im Format und bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben relevant – rein technische Kleinigkeiten in Zusatzfeldern dagegen in der Regel nicht.

Die Fristen im Überblick: Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 grundsätzlich alle.

Die 7 häufigsten Fehler in E-Rechnungen

1. Die Rechnung ist gar keine E-Rechnung
   Sie erhalten nur eine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten oder ein ZUGFeRD-Profil MINIMUM bzw. BASIC WL. Diese Varianten erfüllen die Anforderungen der EN 16931 nicht.
2. Summen passen nicht zusammen
   Netto plus Umsatzsteuer ergibt nicht den Bruttobetrag, oder die Positionen ergeben zusammen eine andere Nettosumme als ausgewiesen.
3. Umsatzsteuer falsch berechnet
   Der Steuerbetrag passt nicht zu Steuersatz und Bemessungsgrundlage – etwa 7 % auf 78,00 € ergeben 5,46 €, nicht 5,64 €.
4. Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten fehlt
   Eine der beiden Nummern ist gesetzliche Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG.
5. Leistungsbeschreibung oder Menge fehlt
   Aus der Rechnung geht nicht hervor, was genau in welchem Umfang geliefert oder geleistet wurde.
6. Hinweis auf Steuerbefreiung fehlt
   Es wird keine Umsatzsteuer berechnet (z. B. bei Reverse Charge), der vorgeschriebene Hinweis auf den Grund fehlt aber.
7. Leitweg-ID fehlt (nur bei Behörden)
   Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID Pflicht. Zwischen Unternehmen ist das Feld meist nicht steuerlich relevant.

So reagieren Sie richtig – in 4 Schritten

1. Rechnung prüfen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Sie ohne Werkzeug kaum lesen können. Ziehen Sie die Datei in unseren kostenlosen Viewer: Sie sehen die Rechnung lesbar und jeder Fehler wird in Klartext erklärt – inklusive Hinweis, ob er steuerlich relevant ist. Die Datei verlässt dabei Ihren Computer nicht.

2. Nicht bezahlen und nicht buchen

Bei steuerlich relevanten Fehlern sollten Sie die Rechnung zunächst weder bezahlen noch die Vorsteuer geltend machen. Notieren Sie das Eingangsdatum und bewahren Sie die fehlerhafte Datei auf.

3. Korrektur beim Lieferanten anfordern

Schreiben Sie dem Lieferanten konkret, was falsch ist. Ein Beispiel:

„Sehr geehrte Damen und Herren, Ihre Rechnung RE-2026-00472 vom 12.11.2026 kann ich leider nicht annehmen: Der Bruttobetrag (3.700,00 €) entspricht nicht der Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer (3.760,44 €). Bitte senden Sie mir eine korrigierte Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Die Zahlung erfolgt nach Eingang der korrigierten Rechnung.“

Unser Viewer erstellt diesen Text automatisch mit Ihren echten Rechnungsdaten und allen gefundenen Fehlern – Sie müssen ihn nur noch kopieren oder direkt im E-Mail-Programm öffnen.

4. Korrigierte Rechnung erneut prüfen und ablegen

Prüfen Sie auch die korrigierte Fassung, bevor Sie zahlen. Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) revisionssicher auf – ein Ausdruck allein reicht nicht. Den Prüfbericht des Viewers können Sie als PDF zur Rechnung legen.

Häufige Fragen

Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung zurückweisen?

Ja. Sie haben ein berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Rechnung, weil davon Ihr Vorsteuerabzug abhängt. Teilen Sie dem Lieferanten die Gründe mit und fordern Sie eine berichtigte Rechnung an.

Ist jeder Validierungsfehler gleich schlimm?

Nein. Fehler bei Beträgen, Steuersätzen oder Pflichtangaben wie der Steuernummer sind steuerlich relevant. Formale Fehler – etwa eine fehlende Positionsnummer – gefährden den Vorsteuerabzug in der Regel nicht, sollten aber trotzdem gemeldet werden.

Was, wenn mein Lieferant gar keine E-Rechnung schicken kann?

Bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist darf er unter Umständen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Weisen Sie ihn trotzdem früh auf die Umstellung hin – unser Viewer erzeugt auch dafür eine passende E-Mail.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: November 2026.