PDF-Rechnung statt E-Rechnung erhalten – ist das noch erlaubt?

Viele Lieferanten verschicken ihre Rechnungen noch immer als einfache PDF per E-Mail. Ob das in Ordnung ist, hängt vom Datum der Leistung, vom Umsatz des Lieferanten – und davon ab, ob in der PDF vielleicht doch eine E-Rechnung steckt.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein – jedenfalls nicht automatisch. Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF, die nur „wie eine Rechnung aussieht“, enthält diese maschinenlesbaren Daten nicht.

Die Ausnahme: ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen sind ebenfalls PDF-Dateien – allerdings mit einer eingebetteten XML-Datei. Von außen sehen beide gleich aus. Maßgeblich ist dabei die eingebettete XML, nicht das sichtbare PDF-Bild. Zudem muss mindestens das Profil EN 16931 genutzt werden; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.

Bis wann sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Dauerhafte Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG). Von diesen Lieferanten dürfen Sie also auch künftig PDF- oder Papierrechnungen erhalten.

Das Problem 2027: Woher weiß ich, wie viel Umsatz mein Lieferant hat?

Gar nicht – zumindest nicht ohne Nachfrage. Genau das macht 2027 heikel: Schickt ein großer Lieferant weiterhin nur eine PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung mehr, und Ihr Vorsteuerabzug kann in Gefahr sein. Unser Tipp: Fragen Sie bei Lieferanten mit PDF-Rechnungen schriftlich nach, ob sie die Übergangsregel nutzen dürfen, und bewahren Sie die Antwort auf. Im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung ab.

So gehen Sie vor – in 3 Schritten

1. Prüfen, ob in der PDF eine E-Rechnung steckt

Ziehen Sie die PDF in unseren E-Rechnungs-Viewer. Ist eine ZUGFeRD- oder Factur-X-XML eingebettet, wird die Rechnung lesbar angezeigt und geprüft. Ist keine enthalten, sehen Sie den Hinweis „keine E-Rechnung“. Die Datei verlässt Ihren Computer dabei nicht.

2. Lieferanten um eine E-Rechnung bitten

Bei einer reinen PDF erstellt der Viewer automatisch eine freundliche E-Mail an den Lieferanten mit der Bitte um eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Sie müssen sie nur noch abschicken.

3. Empfang sicherstellen

Seit 2025 müssen Sie selbst E-Rechnungen empfangen können – in der Regel genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen, und archivieren Sie diese im Originalformat.

Häufige Fragen

Muss ich eine PDF-Rechnung 2026 annehmen?

Bis Ende 2026 sind PDF-Rechnungen mit Ihrer Zustimmung zulässig. Sie können Ihren Lieferanten aber jederzeit bitten, auf E-Rechnungen umzustellen.

Reicht es, die PDF auszudrucken und abzuheften?

Für echte E-Rechnungen nicht: Sie müssen im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Datei nicht.

Gilt das auch für Rechnungen aus dem Ausland oder an Privatpersonen?

Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind.

Weiterlesen: E-Rechnung fehlerhaft – was tun?

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: November 2026.